Xin hàng mẫu Hàn Quốc: ai trả phí, lấy bao nhiêu mẫu?
Trong lần giao dịch đầu tiên với nhà cung cấp Hàn Quốc, phí hàng mẫu và cước gửi mẫu gần như luôn do bên mua trả: nhà cung cấp tính tiền mẫu theo giá bán lẻ hoặc giá gốc, còn bạn trả cước chuyển phát nhanh. Số mẫu hợp lý là 2–3 đơn vị cho mỗi mã hàng bạn thực sự định nhập — một mẫu kiểm tra cảm quan, một mẫu dùng thử, một mẫu giữ nguyên seal làm mẫu đối chứng. Nhiều nhà cung cấp hoàn lại tiền mẫu khi bạn đặt đơn chính thức, nhưng điều đó phải hỏi và ghi vào email ngay từ đầu chứ không mặc nhiên có.
Bài viết dành cho: doanh nghiệp và hộ kinh doanh đang trao đổi với nhà cung cấp Hàn Quốc, muốn cầm mẫu trên tay để đánh giá trước khi chốt đơn hàng đầu tiên.
Phân biệt nhanh: hàng mẫu không thanh toán là mẫu nhà cung cấp gửi không thu tiền hàng, hóa đơn ghi trị giá chỉ để khai hải quan; mẫu có thanh toán là mẫu bạn mua đứt, có hóa đơn thương mại thật. Cả hai đều phải làm thủ tục hải quan như hàng nhập khẩu, khác nhau ở chứng từ thanh toán chứ không phải ở nghĩa vụ thuế.
Lưu ý pháp lý: nội dung rà soát tháng 9/2026, áp dụng Nghị định 134/2016/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 18/2021/NĐ-CP và Nghị định 182/2025/NĐ-CP), Quyết định 01/2025/QĐ-TTg, Thông tư 06/2011/TT-BYT (được sửa đổi bởi Thông tư 34/2025/TT-BYT), Nghị định 15/2018/NĐ-CP và Nghị định 37/2026/NĐ-CP về nhãn hàng hóa.
- Hàng mẫu là gì và khác lô hàng thương mại ở chỗ nào?
- Ai trả tiền hàng mẫu và cước vận chuyển?
- Nên xin bao nhiêu mẫu cho mỗi mã hàng?
- Viết yêu cầu hàng mẫu thế nào để được trả lời nhanh?
- Hàng mẫu về Việt Nam có phải nộp thuế và mở tờ khai không?
- Mẫu mỹ phẩm, thực phẩm có cần giấy phép riêng không?
- Nhận mẫu rồi phải kiểm tra những gì trước khi chốt đơn lớn?
Hàng mẫu là gì và khác lô hàng thương mại ở chỗ nào?
Hàng mẫu là số lượng nhỏ sản phẩm nhà cung cấp gửi để bên mua đánh giá trước khi đặt đơn chính thức. Về bản chất thương mại, nó không phải giao dịch mua bán để kinh doanh. Nhưng về thủ tục, hàng mẫu vẫn là hàng nhập khẩu: vẫn phải mở tờ khai, vẫn có mã HS, vẫn chịu quản lý chuyên ngành như lô hàng bình thường.
Nhầm lẫn phổ biến nhất của người mới là nghĩ hàng mẫu nằm ngoài luật. Câu chữ "sample — no commercial value" ghi trên hóa đơn của nhà cung cấp chỉ là thông lệ thương mại quốc tế, không phải căn cứ để cơ quan hải quan Việt Nam miễn thuế. Trị giá hải quan vẫn được xác định, mã HS (Harmonized System — hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa) vẫn phải khai đúng, và nếu mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành thì giấy phép vẫn cần có.
Trong thực tế làm việc với nhà sản xuất Hàn Quốc, hàng mẫu thường rơi vào ba dạng. Dạng thứ nhất là mẫu bán lẻ nguyên seal, lấy thẳng từ hàng đang bán tại Hàn — nhanh nhất, nhưng bạn trả gần đúng giá bán lẻ. Dạng thứ hai là mẫu sản xuất theo lô thử, áp dụng khi bạn đặt OEM (Original Equipment Manufacturer — sản xuất theo yêu cầu của bên đặt hàng) hoặc thay đổi bao bì; loại này mất thêm vài tuần và thường tính phí khuôn, phí thiết kế riêng. Dạng thứ ba là mẫu đã bị hủy giá trị sử dụng — rạch, xé, đục lỗ hoặc đóng dấu hủy — thường dùng cho vải, phụ kiện, bao bì, và là dạng duy nhất dễ được miễn thuế nhập khẩu.
Ai trả tiền hàng mẫu và cước vận chuyển?
Với người mua lần đầu, thông lệ là bên mua trả cả tiền mẫu lẫn cước gửi. Nhà cung cấp Hàn Quốc thường đề nghị bạn cung cấp tài khoản chuyển phát nhanh để gửi theo hình thức cước trả sau. Khi đơn chính thức được ký, tiền mẫu có thể được trừ vào đơn — nhưng đó là điều khoản phải thỏa thuận trước, không mặc nhiên có.
| Tình huống | Tiền mẫu | Cước gửi | Khi nào xảy ra |
|---|---|---|---|
| Người mua mới, chưa có đơn hàng | Bên mua trả, thường bằng giá bán lẻ tại Hàn | Bên mua trả | Mặc định trong hầu hết trao đổi đầu tiên qua email hoặc nền tảng B2B |
| Đã trao đổi nghiêm túc, có kế hoạch mua rõ ràng | Bên mua trả theo giá gốc xuất khẩu, được trừ vào đơn chính thức | Bên mua trả | Sau khi bạn gửi hồ sơ doanh nghiệp và cam kết sản lượng dự kiến |
| Nhà cung cấp đang tìm nhà phân phối tại Việt Nam | Nhà cung cấp chịu | Chia đôi hoặc nhà cung cấp chịu | Thương hiệu mới muốn mở thị trường, hoặc bên mua đã qua bước xác thực doanh nghiệp |
Cước chuyển phát nhanh từ Hàn Quốc về Việt Nam cho một kiện mẫu vài ký thường là khoản đáng kể so với giá trị mẫu, nên đừng chia nhỏ thành nhiều lần gửi. Gom tất cả mã hàng cần đánh giá vào một kiện, gửi một lần, vừa tiết kiệm cước vừa chỉ phải làm thủ tục nhận hàng một lượt.
Câu nên hỏi ngay trong email đầu tiên: "Nếu chúng tôi đặt đơn chính thức trong vòng 60 ngày, chi phí mẫu có được khấu trừ vào giá trị đơn hàng không?" Cách hỏi này vừa cho nhà cung cấp thấy bạn có ý định mua thật, vừa biến khoản tiền mẫu thành khoản trả trước thay vì chi phí mất hẳn. Ghi câu trả lời của họ vào email để làm căn cứ khi đối chiếu hóa đơn sau này.
Nên xin bao nhiêu mẫu cho mỗi mã hàng?
Hai đến ba đơn vị cho mỗi mã hàng bạn thực sự định nhập là đủ, và số mã nên giới hạn trong khoảng năm đến bảy mã cho lần lấy mẫu đầu. Xin quá nhiều mẫu làm nhà cung cấp nghi ngờ bạn chỉ đang dò giá, còn xin quá ít thì không đủ để vừa kiểm tra vừa giữ lại mẫu đối chứng khi hàng thật về.
Ba đơn vị mỗi mã tương ứng với ba mục đích khác nhau. Mẫu thứ nhất mở ra kiểm tra cảm quan: mùi, kết cấu, độ hoàn thiện bao bì, chất lượng in ấn. Mẫu thứ hai đưa cho người dùng thử hoặc khách hàng tiềm năng — đây là phần cho bạn biết sản phẩm có bán được ở Việt Nam hay không, thứ mà bảng thông số kỹ thuật không trả lời được. Mẫu thứ ba giữ nguyên seal, cất lại làm mẫu đối chứng: khi lô hàng chính thức về, bạn có căn cứ vật lý để so sánh nếu nghi ngờ nhà cung cấp đổi công thức, đổi bao bì hay hạ chất lượng.
Chọn mã nào để lấy mẫu quan trọng hơn lấy bao nhiêu. Đừng rải đều toàn bộ danh mục của nhà cung cấp. Hãy chọn những mã bạn đã có kênh bán cụ thể trong đầu, cộng thêm một hoặc hai mã "thăm dò" mà bạn nghi là có tiềm năng. Danh sách năm đến bảy mã có chủ đích luôn dẫn đến trao đổi tốt hơn danh sách hai mươi mã lấy cho đủ.
Viết yêu cầu hàng mẫu thế nào để được trả lời nhanh?
Yêu cầu hàng mẫu được trả lời nhanh khi nhà cung cấp nhìn thấy ba thứ trong cùng một email: bạn là ai, bạn định làm gì với sản phẩm, và bạn đã sẵn sàng trả chi phí nào. Thiếu một trong ba, email của bạn nằm chung hàng đợi với hàng chục lời hỏi mẫu miễn phí mà bộ phận xuất khẩu nhận mỗi tuần.
- Giới thiệu doanh nghiệp trong ba đến bốn dòng: tên công ty, năm thành lập, ngành hàng đang phân phối, kênh bán chính, khu vực thị trường. Kèm giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản tiếng Anh nếu có.
- Liệt kê mã hàng cụ thể theo đúng tên và mã sản phẩm trên catalogue của họ, kèm số lượng mẫu cho từng mã. Ghi chung chung "gửi cho tôi ít mẫu" sẽ khiến họ phải hỏi lại và mất thêm một vòng email.
- Nói rõ mục đích lấy mẫu: đánh giá chất lượng, kiểm tra khả năng đáp ứng quy định Việt Nam, hay chào hàng cho một đối tác bán lẻ cụ thể. Mục đích càng cụ thể, mức độ ưu tiên càng cao.
- Xác nhận trước bạn sẽ trả chi phí: nêu thẳng rằng bạn thanh toán tiền mẫu và cước, kèm số tài khoản chuyển phát nhanh nếu có. Đây là chi tiết tạo khác biệt lớn nhất so với các email hỏi mẫu khác.
- Cho biết sản lượng dự kiến và mốc thời gian: dự kiến nhập bao nhiêu cho lô đầu, mong muốn chốt đơn trong bao lâu sau khi nhận mẫu. Đây cũng là cơ sở để bàn tiếp về MOQ (Minimum Order Quantity — số lượng đặt hàng tối thiểu).
- Yêu cầu kèm chứng từ kỹ thuật cùng mẫu: bảng thành phần, CoA (Certificate of Analysis — phiếu phân tích chất lượng lô), hạn sử dụng, ảnh nhãn gốc độ phân giải cao. Nhận mẫu mà thiếu giấy tờ thì bạn vẫn chưa đánh giá được gì về mặt hồ sơ.
- Ghi đầy đủ thông tin nhận hàng: tên người nhận, số điện thoại, địa chỉ và mã số thuế doanh nghiệp — hải quan cần mã số thuế để thông quan kiện mẫu đứng tên công ty.
Hàng mẫu về Việt Nam có phải nộp thuế và mở tờ khai không?
Phải mở tờ khai, và phần lớn trường hợp vẫn phải nộp thuế. Hàng mẫu chỉ được miễn thuế nhập khẩu khi trị giá hải quan không vượt quá 50.000 đồng, hoặc khi mẫu đã bị rạch, xé, đục lỗ để không thể mua bán hay sử dụng mà chỉ dùng làm mẫu. Mẫu mỹ phẩm, thực phẩm còn nguyên seal hầu như không đạt điều kiện này.
Căn cứ là khoản 1 Điều 27 Nghị định 134/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu. Điều kiện miễn thuế được diễn đạt theo hướng loại trừ khả năng thương mại của mẫu: hoặc trị giá quá nhỏ, hoặc hiện vật đã bị phá hủy giá trị sử dụng. Một hộp kem dưỡng nguyên vẹn trị giá vài trăm nghìn đồng không thuộc diện nào trong hai diện đó, nên vẫn phát sinh thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu.
Nguồn: Nghị định 134/2016/NĐ-CP, Điều 27, được sửa đổi bởi Nghị định 18/2021/NĐ-CP và Nghị định 182/2025/NĐ-CP
Có một thay đổi nhiều người chưa cập nhật: trước đây hàng nhập khẩu gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh có trị giá từ 1.000.000 đồng trở xuống được miễn thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng, nên kiện mẫu nhỏ thường được thông quan mà không phát sinh thuế. Quyết định 01/2025/QĐ-TTg đã bãi bỏ toàn bộ Quyết định 78/2010/QĐ-TTg kể từ ngày 18/02/2025. Từ mốc đó, kiện mẫu gửi chuyển phát nhanh được xử lý theo quy định chung của Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, không còn ngưỡng miễn thuế theo giá trị nữa.
Nguồn: Quyết định 01/2025/QĐ-TTg bãi bỏ toàn bộ Quyết định 78/2010/QĐ-TTg
Về tờ khai, hàng mẫu không có mã loại hình riêng mà dùng mã H11 — hàng nhập khẩu khác — theo bảng mã loại hình xuất khẩu, nhập khẩu do Tổng cục Hải quan ban hành. Đây là mã dùng chung cho quà biếu, tài sản di chuyển, hàng viện trợ và hàng mẫu. Nếu bạn thuê đại lý hải quan, hãy nói rõ đây là kiện mẫu không nhằm mục đích thương mại để họ khai đúng loại hình ngay từ đầu.
Nguồn: Quyết định 1357/QĐ-TCHQ về bảng mã loại hình xuất khẩu, nhập khẩu
Đề nghị nhà cung cấp ghi trên hóa đơn hình thức (proforma invoice) một trị giá hợp lý, sát giá xuất khẩu thật của sản phẩm. Ghi trị giá quá thấp để né thuế thường phản tác dụng: hải quan có cơ sở dữ liệu giá tham chiếu, và một kiện mẫu bị nghi vấn trị giá sẽ nằm lại chờ tham vấn lâu hơn nhiều so với số thuế bạn định tiết kiệm.
Mẫu mỹ phẩm, thực phẩm có cần giấy phép riêng không?
Có, và đây là chỗ người mới hay vướng. Mỹ phẩm nhập để nghiên cứu, kiểm nghiệm phải có đơn hàng nhập khẩu được Cục Quản lý Dược duyệt, tối đa 10 mẫu mỗi sản phẩm và không được lưu thông. Thực phẩm là mẫu thử nghiệm, nghiên cứu được miễn kiểm tra nhà nước về an toàn thực phẩm, nhưng phải có xác nhận mục đích và số lượng.
Với mỹ phẩm, quy định nằm ở Thông tư 06/2011/TT-BYT về quản lý mỹ phẩm. Tổ chức, cá nhân nhập khẩu mỹ phẩm dùng cho nghiên cứu, kiểm nghiệm nộp đơn hàng nhập khẩu theo mẫu Phụ lục số 14-MP tới Cục Quản lý Dược — Bộ Y tế, lập thành 03 bản. Sau khi được duyệt, 02 bản lưu tại Cục, 01 bản gửi đơn vị có đóng dấu "Bản gửi doanh nghiệp" để xuất trình cho cơ quan hải quan khi làm thủ tục. Số lượng tối đa cho mỗi sản phẩm là 10 mẫu, và sản phẩm nhập theo diện này chỉ được dùng đúng mục đích đã đăng ký.
Nguồn: Văn bản hợp nhất Thông tư quy định về quản lý mỹ phẩm (Cục Quản lý Dược, 23/7/2025), cập nhật theo Thông tư 34/2025/TT-BYT có hiệu lực từ 18/8/2025
Với thực phẩm, Nghị định 15/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật An toàn thực phẩm liệt kê sản phẩm là mẫu thử nghiệm hoặc nghiên cứu, có số lượng phù hợp với mục đích thử nghiệm hoặc nghiên cứu và có xác nhận của tổ chức, cá nhân, vào nhóm được miễn kiểm tra nhà nước về an toàn thực phẩm nhập khẩu. Cụm "số lượng phù hợp với mục đích" là điểm cần chú ý: vài đơn vị để nếm thử và chụp hình là hợp lý, còn vài thùng thì cơ quan quản lý có quyền đặt câu hỏi.
Về nhãn, tin tốt là hàng mẫu được nới hơn hàng thương mại. Nghị định 37/2026/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa — có hiệu lực từ ngày 23/01/2026 và thay thế Nghị định 43/2017/NĐ-CP cùng Nghị định 111/2021/NĐ-CP về nhãn hàng hóa — xếp hàng mẫu phục vụ thử nghiệm, chứng nhận, giám định, nghiên cứu hoặc quảng cáo vào nhóm không phải ghi nhãn phụ. Nhưng ngay khi bạn định bán hoặc tặng kèm cho khách, sản phẩm không còn là hàng mẫu và toàn bộ nghĩa vụ về nhãn phụ, công bố sản phẩm quay lại đầy đủ.
Nguồn: Nghị định 37/2026/NĐ-CP, Điều 40 về các trường hợp không phải ghi nhãn phụ
Mẫu mỹ phẩm xin theo diện nghiên cứu, kiểm nghiệm không được đem bán, không được tặng khách để dùng thử và không được đưa lên sàn thương mại điện tử. Đây là ranh giới bị vi phạm rất thường xuyên vì người mới nghĩ "hàng mình mua thì mình bán". Nếu mục đích thật của bạn là bán thử vài chục sản phẩm để đo phản ứng thị trường, đó là hoạt động kinh doanh và phải đi theo đường công bố sản phẩm mỹ phẩm bình thường, không phải đường hàng mẫu.
Nhận mẫu rồi phải kiểm tra những gì trước khi chốt đơn lớn?
Kiểm tra mẫu không chỉ là dùng thử xem có thích hay không. Có bốn nhóm cần soát: chất lượng cảm quan, hồ sơ kỹ thuật đi kèm, khả năng đáp ứng quy định Việt Nam, và độ khớp giữa mẫu với báo giá. Bỏ qua nhóm thứ ba là lý do phổ biến khiến lô hàng đầu tiên bị kẹt ở khâu công bố hoặc thông quan.
| Nhóm | Kiểm tra gì | Lưu lại gì |
|---|---|---|
| Cảm quan và bao bì | Mùi, kết cấu, độ hoàn thiện, chất lượng in, độ kín của seal, tình trạng sau vận chuyển | Ảnh chụp sáu mặt sản phẩm, video mở hộp, ghi chú nhận xét theo từng mã |
| Hồ sơ kỹ thuật | Bảng thành phần đầy đủ, phiếu phân tích chất lượng lô, hạn sử dụng, điều kiện bảo quản | Bản mềm toàn bộ chứng từ, đối chiếu với thông tin trên nhãn gốc |
| Khả năng đáp ứng quy định Việt Nam | Thành phần có bị hạn chế hoặc cấm tại Việt Nam không, nhãn gốc có đủ thông tin để dịch sang nhãn phụ không, mã HS dự kiến | Kết luận sơ bộ về hồ sơ công bố sản phẩm và các giấy tờ cần nhà sản xuất cấp |
| Độ khớp với báo giá | Dung tích, trọng lượng tịnh, quy cách đóng thùng, số lượng mỗi thùng có đúng như báo giá không | Mẫu đối chứng nguyên seal, cất kèm bản in báo giá và email xác nhận |
Nhóm thứ ba là nhóm tốn thời gian nhất nhưng cũng đáng giá nhất. Với mỹ phẩm, đây là lúc rà thành phần trước khi nộp hồ sơ công bố; với thực phẩm, là lúc xác định sản phẩm thuộc diện tự công bố hay đăng ký bản công bố sản phẩm. Phát hiện vướng mắc ở giai đoạn cầm mẫu chỉ tốn vài ngày trao đổi; phát hiện khi hàng đã nằm ở cảng thì chi phí lưu kho, lưu container chạy mỗi ngày.
Cuối cùng, hãy gửi lại nhà cung cấp một bản nhận xét mẫu bằng văn bản, dù khen hay chê. Việc này tạo dấu vết trao đổi rõ ràng cho những lần đàm phán tiếp theo, và cho họ thấy bạn làm việc có quy trình — yếu tố quyết định việc họ có sẵn sàng linh hoạt về số lượng đặt hàng tối thiểu hay điều kiện thanh toán cho bạn hay không.
Câu hỏi thường gặp
Nhà cung cấp Hàn Quốc từ chối gửi mẫu thì nên xử lý thế nào?
Thường là do họ chưa thấy đủ căn cứ để tin bạn sẽ mua thật. Cách hiệu quả nhất là gửi kèm hồ sơ pháp nhân, thông tin kênh bán hiện có và cam kết thanh toán toàn bộ chi phí mẫu lẫn cước. Nếu vẫn bị từ chối, hãy đề nghị mua đúng giá bán lẻ qua kênh phân phối nội địa Hàn Quốc để có mẫu đánh giá trước.
Có nên nhờ người quen ở Hàn mua giúp mẫu rồi xách tay về không?
Được, nếu chỉ để bạn tự đánh giá cảm quan và số lượng thực sự nhỏ. Nhưng cách này không tạo ra chứng từ nào để làm việc với nhà cung cấp, không có phiếu phân tích chất lượng lô, và không dùng được cho hồ sơ công bố sản phẩm sau này. Với mã hàng bạn nghiêm túc định phân phối, hãy lấy mẫu chính thức từ nhà sản xuất.
Xin mẫu xong bao lâu thì nên chốt đơn hàng chính thức?
Trong vòng 30 đến 60 ngày là khoảng hợp lý. Ngắn hơn thì bạn chưa kịp cho khách dùng thử và rà quy định; dài hơn thì nhà cung cấp mất động lực theo đuổi, và điều khoản khấu trừ tiền mẫu vào đơn hàng thường cũng chỉ có hiệu lực trong một thời hạn nhất định.
Đàm phán giảm số lượng đặt hàng tối thiểu trước hay sau khi lấy mẫu?
Sau khi lấy mẫu và có nhận xét cụ thể. Khi bạn đã bỏ tiền lấy mẫu, đánh giá bằng văn bản và nêu được kênh bán dự kiến, đề nghị chia nhỏ đơn hàng đầu tiên có sức thuyết phục hơn hẳn so với việc mặc cả ngay từ email đầu tiên khi chưa có gì chứng minh mức độ nghiêm túc.
Chi phí lấy mẫu có được tính vào giá vốn hàng bán không?
Về quản trị, nên tách riêng thành chi phí phát triển nhà cung cấp thay vì gộp vào giá vốn của lô hàng đầu, vì nó phát sinh một lần và không tỷ lệ với sản lượng. Về hạch toán thuế, cách ghi nhận phụ thuộc chứng từ thực tế của từng lần nhập, nên xác nhận với kế toán hoặc đơn vị tư vấn thuế của doanh nghiệp.
Mở ra cơ hội trở thành nhà phân phối hàng Hàn Quốc cùng Makenov
Kết nối với nhà cung cấp Hàn Quốc, tìm kiếm cơ hội phân phối, yêu cầu báo giá, nhận hàng mẫu và trao đổi điều kiện nhập hàng — tất cả trên một nền tảng, dù bạn ở bất cứ đâu.
Xem lịch gặp mặtĐủ 5 doanh nghiệp, nhà cung cấp sang tận nơi
Hãy đăng ký gặp nhà cung cấp bạn quan tâm. Khi đủ số lượng, đại diện nhà cung cấp sẽ sang Việt Nam gặp trực tiếp 1:1.
Xem lịch gặp mặt
